Como parte del proceso de administración y seguimiento de los asuntos del condominio, el Consejo actual ha venido recopilando información financiera, bancaria y administrativa con el propósito de conocer el estado de los asuntos pendientes y dar continuidad a la operación de La Jolla.
Derivado de esta revisión, se han identificado diversos temas que requieren documentación, conciliación o aclaración. El objetivo de este comunicado es informar a la comunidad sobre su situación actual y las acciones necesarias para avanzar en su atención.
Se encuentra pendiente la incorporación del Secretario actual del Consejo como tercera firma autorizada en la cuenta bancaria. Conforme a la información disponible, para realizar este trámite es necesaria la comparecencia de las personas que actualmente figuran en el acta vigente, junto con la persona que será incorporada.
El Presidente anterior ha confirmado su disposición para participar en el trámite. A la fecha, se encuentra pendiente confirmar la disponibilidad del Secretario anterior en acta constitutiva vigente, a efecto de coordinar una fecha para acudir a la institución bancaria.
La conclusión de este trámite permitiría el acceso del Consejo y Administración actual a la información bancaria y con ello, las gestiones relacionadas con la administración de los recursos del condominio.
Se ha informado que la obtención de estados de cuenta mediante representación podría requerir una carta poder firmada por las personas actualmente autorizadas y formalizada ante notario.
Por lo anterior, se solicita públicamente la colaboración de las personas cuya participación resulte necesaria para concluir este procedimiento, en particular del Secretario anterior en acta constitutiva vigente.
Esta solicitud se formula por esta vía debido a que los acercamientos realizados previamente de manera privada no han derivado, hasta el momento, en una respuesta ni en la coordinación necesaria para dar continuidad y cierre al procedimiento.
Mientras no se cuente con este acceso, tanto el Consejo Directivo como la Administración se encuentran limitados en el adecuado ejercicio de sus funciones y en la realización de las gestiones que les corresponden. Esta limitación repercute también en los residentes del coto, quienes quedan sujetos a las consecuencias y afectaciones derivadas de la falta de acceso.
Durante la revisión administrativa se identificaron diversos conceptos que requieren documentación adicional, conciliación o confirmación. El Consejo actual pondrá a disposición de la comunidad la documentación con la que cuenta y solicitará al Consejo anterior y a Hogaris la información necesaria para completar la revisión.
Se ha reportado un adeudo superior a $20,000 relacionado con la elaboración de actas durante la gestión del Consejo anterior.
Se encuentra pendiente confirmar la información financiera y administrativa relacionada con esta adquisición. La documentación disponible proporcionada al actual Consejo por el anterior, no permite concluir de manera definitiva el origen de los recursos utilizados.
Se encuentra pendiente integrar la información completa respecto de una multa relacionada con la intervención de un árbol ubicado en un área común.
De acuerdo con la información recibida, Hogaris ha aceptado cubrir una parte proporcional de la multa. Permanece pendiente determinar documentalmente si existen otras responsabilidades y, en su caso, la distribución correspondiente del costo. Hasta en tanto concluya esta revisión, el Consejo Directivo actual no considera acreditado ni determinado que el monto total correspondiente deba ser cubierto con recursos comunitarios.
Asimismo, cualquier intervención realizada de manera unilateral sobre bienes comunes del coto, sin la autorización previa de la comunidad o de los órganos facultados para ello, no puede considerarse automáticamente una obligación a cargo de la comunidad, precisamente por haberse ejecutado sin autorización ni acuerdo previo.
De acuerdo con la información proporcionada, Hogaris ha reconocido responsabilidad respecto de una parte de estos importes y ha aceptado cubrirla. El resto del concepto permanece pendiente de revisión y documentación para determinar, en su caso, la responsabilidad de las demás partes involucradas.
El objetivo de esta revisión es determinar si ambos pagos corresponden a obligaciones distintas y realizar la conciliación contable correspondiente.
Adicionalmente, se ha informado que una nueva protocolización podría representar un costo aproximado de $15,000.00. En atención a los compromisos financieros existentes y a la situación económica actual del coto, el Consejo Directivo ha determinado priorizar la gestión bancaria a través de las personas que actualmente figuran en el acta vigente, evitando, por el momento, generar un gasto adicional por concepto de protocolización con cargo a los recursos de la comunidad.
Solicitamos a Hogaris conciliar y documentar los adeudos reportados de las unidades privativas 16 y 17. Estos casos requieren especial aclaración, particularmente respecto de los criterios aplicados para permitir la participación de sus representantes en la Asamblea y en el Consejo.
Respecto de la UP 16, la información recibida señala que el primer trimestre se pagó el 6 de febrero y que el segundo y tercer trimestre permanecen pendientes. Estos datos deberán cotejarse con los registros contables, comprobantes y fechas de vencimiento aplicables.
Se ha solicitado a Hogaris explicar por qué se permitió la participación de esta unidad en la Asamblea y en el Consejo si, conforme a lo reportado, mantenía adeudos, mientras se buscaba restringir la participación de otros residentes por esa misma circunstancia.
Respecto de la UP 17, se ha solicitado confirmar el saldo pendiente y explicar los criterios utilizados para permitir su participación e incorporar a su representante al Consejo, ante el señalamiento de una situación similar.
La revisión deberá precisar el estado de cuenta de ambas unidades a la fecha de la Asamblea y de su incorporación al Consejo, así como las disposiciones aplicadas en cada caso.
Los criterios deben ser claros y uniformes para todas las unidades privativas, incluidas aquellas vinculadas con integrantes actuales o anteriores del Consejo.
Se encuentra pendiente determinar el estado del trámite de protocolización, su costo definitivo y las alternativas disponibles para atenderlo. Esta evaluación deberá considerar:
Mientras se concluye este análisis, el Consejo actual ha continuado realizando las gestiones administrativas mediante las facultades y mecanismos actualmente disponibles, evitando gastos adicionales al coto.
Por la relevancia de los asuntos señalados, se considera conveniente celebrar una reunión informativa y contar previamente con la documentación necesaria para facilitar su revisión. La reunión tendría como objetivos:
El Consejo continuará recopilando y conciliando la información disponible y comunicará a la comunidad los resultados conforme cada asunto cuente con documentación suficiente para establecer conclusiones.
El propósito de este proceso es contar con información verificable, criterios administrativos uniformes y claridad respecto de las obligaciones financieras y asuntos pendientes del condominio.
Para cualquier duda, aclaración o entrega de documentación relacionada con los asuntos expuestos en este comunicado, los vecinos pueden dirigirse a: